Tapahtumatuotannon realiteetit ja intohimo tanssiin
Tanssileirien järjestäminen on monivaiheinen prosessi, jossa yhdistyvät tapahtumatuotannon realiteetit ja intohimo tanssiin. Usein tapahtumien taustalla toimii sekä elinkeinonharjoittajia että yhdistystoimijoita, kuten tanssiseuroja. Vaikka molemmilla osapuolilla on yhteinen tavoite edistää tanssikulttuuria, heidän toimintansa lähtökohdat ja prioriteetit voivat poiketa toisistaan.
Tanssileirin tai tapahtuman järjestäminen ei tapahdu tyhjiössä. Monesti tapahtumajärjestäjä on riippuvainen alueen elinkeinonharjoittajista – esimerkiksi majoitus-, ravintola- tai ohjelmapalveluntarjoajista – joiden resurssit, tilat ja aikataulut vaikuttavat olennaisesti tapahtuman toteutukseen. Näissä tilanteissa ajankohdan valinnassa joudutaan huomioimaan paitsi sesongin jatkaminen ja alueen kokonaiselinkeinon kehitys, myös paikallisten kumppaneiden toiveet ja mahdollisuudet.
Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että vaikka samalla alueella toimiva seura-ja/tai yhdistystoimija toivoisi toista ajankohtaa tai haluaisi järjestää oman tapahtumansa samaan aikaan, tapahtumajärjestäjä ei voi priorisoida yhdistyksen toiveita, jos se vaarantaa koko tapahtuman järjestämisen. Elinkeinonharjoittajan näkökulmasta tapahtuman onnistuminen, kannattavuus ja alueen yhteistyökumppaneiden (paikalliset elinkeinonharjoittajat, sponsorit ym.) tuki ovat ensisijaisia tekijöitä – sillä kyse on elinkeinotoiminnasta, ei vapaaehtoistoiminnasta.
Tämä ei tarkoita yhteistyön vastustamista, vaan realiteettien tunnistamista. On tärkeää luoda avointa keskustelua, jossa molemmat osapuolet – niin yhdistystoimijat kuin elinkeinonharjoittajat – ymmärtävät toistensa lähtökohdat ja roolit tapahtumien kentässä. Yhteinen tavoite on kuitenkin sama: elävä tanssikulttuuri ja monipuolinen tarjonta harrastajille.
Elinkeinonharjoittajan näkökulma: liiketoiminnan realiteetit
Elinkeinonharjoittajalle tanssileirin- ja/tai tapahtuman järjestäminen on liiketoimintaa, johon liittyy taloudellisia riskejä ja tavoitteita. Tapahtuman ajankohta voidaan valita esimerkiksi sesonkien mukaan, jotta voidaan maksimoida osallistujamäärät ja varmistaa tapahtuman kannattavuus. Järjestämällä tapahtuma vappuna tai venetsialaisviikonloppuna voidaan mm. pidentää matkailusesonkia ja houkutella uusia asiakkaita alueelle.
Elinkeinonharjoittajan on tehtävä päätöksiä, jotka tukevat liiketoiminnan kestävyyttä. Tämä voi tarkoittaa sitä, että kaikkien mahdollisten yhteistyökumppaneiden toiveita ei voida toteuttaa, vaikka yhteistyö sinänsä olisi toivottavaa.
Yhdistystoimijan näkökulma: yhteisöllisyys ja harrastustoiminta
Yhdistystoimijat, kuten tanssiseurat, toimivat usein vapaaehtoispohjalta ja heidän toimintansa perustuu yhteisöllisyyteen ja harrastuksen edistämiseen. Heillä voi olla enemmän joustavuutta tapahtumien ajankohdan valinnassa, koska heidän toimintansa ei ole suoraan sidoksissa taloudellisiin tavoitteisiin.
Yhdistysten näkökulmasta tärkeää on jäsenistön toiveiden huomioiminen ja tapahtumien järjestäminen ajankohtina, jotka sopivat mahdollisimman monelle. Tämä voi joskus olla ristiriidassa elinkeinonharjoittajan liiketoiminnallisten tarpeiden kanssa.
Yhteistyön mahdollisuudet ja haasteet
Vaikka elinkeinonharjoittajilla ja yhdistystoimijoilla on erilaiset lähtökohdat, he voivat täydentää toistensa osaamista ja resursseja. Elinkeinonharjoittaja tuo mukanaan tapahtumatuotannon ammattitaidon ja taloudellisen riskin kantamisen, kun taas yhdistystoimija tuo yhteisön, vapaaehtoistyön ja paikallistuntemuksen.
Tanssileirien- ja tapahtumien järjestäminen yhteistyössä elinkeinonharjoittajien ja yhdistystoimijoiden välillä vaatii tasapainoilua erilaisten tavoitteiden ja resurssien välillä. Ymmärtämällä toistensa näkökulmat ja tekemällä yhteistyötä avoimesti voidaan luoda tapahtumia, jotka rikastuttavat tanssikulttuuria ja palvelevat sekä liiketoiminnallisia että yhteisöllisiä tavoitteita.
Tärkeintä on säilyttää kunnioittava ja ratkaisukeskeinen lähestymistapa: yhteistyö ei tarkoita luopumista omista tavoitteista, vaan yhteisen hyödyn etsimistä.
Marre
Marika Sarajärvi
Kirjoittaja on Lappi Action Oy´n yrittäjä ja it-alalla toimivan yrittäjäperheen kasvatti, lue lisää >täältä<
